Zahlungserinnerung – Schuldner an die Zahlung einer Rechnung erinnern

Von schuldnerberatung.com, letzte Aktualisierung am: 24. November 2020

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Kurz und knapp: Das Wichtigste zur Zahlungserinnerung

  1. Eine Zahlungserinnerung erhalten Kunden, die ihren Zahlungsverpflichtungen nicht pünktlich nachkommen.
  2. Hierbei handelt es sich um eine freundliche Aufforderung, den offenen Betrag zu zahlen. Dazu wird eine Frist in der Zahlungserinnerung gesetzt.
  3. Eine zweite Zahlungserinnerung wird meist „Mahnung“ genannt.

Was ist eine Zahlungserinnerung?

Zahlungserinnerung gleich Mahnung: Geht diese Rechnung auf?
Zahlungserinnerung gleich Mahnung: Geht diese Rechnung auf?

Haben Unternehmen eine Ware geliefert oder eine Dienstleistung erbracht, müssen die Kunden dafür entsprechend zahlen. In vielen Fällen wird eine Rechnung ausgestellt, der zu entnehmen ist, welcher Betrag gezahlt werden muss. Zusätzlich wird oft vermerkt, bis wann die Zahlung zu erfolgen hat.

Nicht immer kommen Kunden jedoch ihren Zahlungsverpflichtungen pünktlich nach. Viele Unternehmen setzen in einem solchen Fall zunächst darauf, den Betroffenen zunächst eine sogenannte Zahlungserinnerung zukommen zu lassen. Damit weisen Unternehmen Kunden darauf hin, dass noch offene Rechnungsbeträge bestehen und bis wann diese beglichen werden sollen.

Zahlungserinnerung oder Mahnung: Welche Reihenfolge muss eingehalten werden?

Mahnung oder Zahlungserinnerung: Wann erhalten säumige Personen was? Grundsätzlich erfüllen beide den gleichen Zweck. Sie weisen einen Kunden darauf hin, dass er eine Rechnung noch nicht beglichen hat.

Eine Zahlungserinnerung ist dabei die erste Kontaktaufnahme mit dem Schuldner. Das Wort „Mahnung“ wird dann noch nicht verwendet, weil es auf Schuldner meist eher bedrohlich wirkt – auch wenn beide eigentlich das gleiche meinen. Erst, wenn der Schuldner nicht auf die Zahlungserinnerung innerhalb der Frist, die im Schreiben genannt wurde, reagiert, wird dann in der Regel eine offizielle Mahnung verschickt.

Was können Sie tun, wenn ein Kunde weder auf Zahlungserinnerungen noch auf Mahnungen reagiert? In diesem Fall kann unter gewissen Voraussetzungen unter anderem ein gerichtliches Mahnverfahren angestoßen werden.
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Können für eine Zahlungserinnerung Kosten berechnet werden?

Für eine Zahlungserinnerung werden keine Kosten erhoben.
Für eine Zahlungserinnerung werden keine Kosten erhoben.

Viele Laien mögen sich nun fragen, ob ein Gläubiger bei einer Zahlungserinnerung bereits Gebühren verlangen kann. Grundsätzlich gilt: Eine Zahlungserinnerung ist eine erste Kontaktaufnahme mit dem Schuldner. Hier werden noch keine Gebühren erhoben.

Ein Verzugsschaden in Form von Mahngebühren wird erst später verlangt. Das ist aber auch nur dann möglich, wenn der Zahlungspflichtige in Verzug geraten ist. Dazu müssen nicht erst – wie oftmals angenommen wird – drei Mahnungen verschickt werden.

Zahlungsverzug tritt ein, wenn bereits eine ausdrückliche Mahnung verschickt wurde. In der zweiten Mahnung können dann Mahngebühren berechnet werden. Doch es kann auch geschehen, dass es ohne vorherige Mahnung zum Verzug kommt. Das ist unter anderem der Fall, wenn in der Rechnung explizit angegeben wurde, dass zu einem gewissen Datum oder nach Ablauf einer bestimmten Zeitspanne der Zahlungsverzug eintritt.

Freundliche Zahlungserinnerung schreiben: Was ist dabei zu beachten?

Eine Zahlungserinnerung ist meist der erste Schritt, wenn ein Kunde nicht zahlt. Häufig geschieht es, dass ein Schuldner das Begleichen der Rechnung einfach vergessen hat und er nicht aus Böswilligkeit handelt. Die Zahlungserinnerung soll ihm auf freundliche Art und Weise auf die Sprünge helfen. Harsche Formulierungen sind hier deshalb fehl am Platz.

Möchten Sie eine Zahlungserinnerung schreiben, die freundlich formuliert wurde, so müssen Sie dabei keine bestimmte Form beachten. Wichtig ist jedoch, dass die folgenden Informationen enthalten sind:

  • Name und Adresse des Unternehmens, welche die Rechnung ausgestellt hat
  • Name und Adresse des Kunden
  • Nummer der noch nicht gezahlten Rechnung
  • Rechnungsdatum
  • Altes Datum der Fälligkeit
  • Aufforderung zur Zahlung
  • Neue Frist für die Zahlung
  • Zu zahlender Betrag

Beachten Sie: Es kann durchaus sein, dass Kunden den Betrag bereits überwiesen haben, das Geld jedoch noch nicht auf Ihrem Konto gelandet ist. Für diesen Fall sollten Sie einen Satz in der Zahlungserinnerung einbauen, der darauf hinweist, dass das Schreiben gegenstandslos ist, falls eine Zahlung bereits veranlasst wurde.

Gesetzlich ist keine bestimmte Form für eine Zahlungserinnerung vorgegeben. Das bedeutet, dass sie auch mündlich erfolgen kann. So setzen viele Unternehmen darauf, einen säumigen Schuldner zunächst telefonisch zu erreichen und ihn freundlich darauf hinzuweisen, dass eine Zahlung noch aussteht. Beachten Sie in diesem Zusammenhang jedoch: Für eine mündliche Zahlungserinnerung können Sie meist keine Nachweise vorlegen. Aus Beweisgründen ist ein Schreiben vorteilhafter – etwa, wenn es darum geht, zu belegen, dass ein Kunde in Verzug geraten ist.
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Erste Zahlungserinnerung: Muster zum kostenlosen Download

Sie wissen nicht, wie Sie mit säumigen Kunden umgehen sollen? Im Folgenden finden Sie eine Vorlage für eine Zahlungserinnerung. Beachten Sie jedoch Folgendes: Diese freundliche Erinnerung darf als Muster nicht ungeprüft übernommen werden. Es muss von Ihnen angepasst werden und soll lediglich verdeutlichen, wie eine Zahlungserinnerung aufgebaut sein kann.

Muster für eine Zahlungserinnerung

Blumenladen Rosenkorb – Tulpenstr. 1 – 12345 Fliederhausen

Kordula Kunde
Straußweg 2
12345 Fliederhausen

Fliederhausen, den 07.06.2019

Zahlungserinnerung

Sehr geehrte Frau Kunde,

leider konnten wir für die unten genannte Rechnung vom 04.05.2019 bislang noch keinen Zahlungseingang verzeichnen. Sicherlich haben Sie die Rechnung im hektischen Alltag übersehen.

Aus diesem Grund möchten wir Sie freundlich darum bitten, die Rechnungssumme in Höhe von 350 Euro bis zum 19.06.2019 auf das unten angegebene Konto zu überweisen.

Im Folgenden finden Sie die genauen Angaben zur betreffenden Rechnung:

Rechnungsnummer: 123456789
Rechnungsdatum: 04.05.2019
Datum der Fälligkeit: 04.06.2019

offener Betrag: 350 Euro

Haben Sie den Betrag bereits überwiesen, so betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.

Mit freundlichen Grüßen Ihr Team vom Blumenladen Rosenkorb

Bankverbindung: IBAN: 12345678 – BIC:ABCDE123 – Bank Fliederhausen

Laden Sie die Zahlungserinnerung (Vorlage) hier kostenlos herunter!

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